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Scrum Backlogs verstehen

Product Backlog & Sprint Backlog mit praktischen Beispielen

🔄 Der Backlog-Fluss

Product Backlog
Alles was gebraucht wird
Sprint Planning
Team wählt Items
Sprint Backlog
Plan für diesen Sprint
Increment
Fertiges Ergebnis

⚖️ Product Backlog vs. Sprint Backlog

📜 Product Backlog
Enthält ALLES für das Produkt
Verantwortlich Product Owner
Änderbar durch PO (jederzeit)
Commitment Product Goal
Lebensdauer Gesamtes Produkt
Detailgrad Oben fein, unten grob
📝 Sprint Backlog
Enthält NUR diesen Sprint
Verantwortlich Developers
Änderbar durch Developers (im Sprint)
Commitment Sprint Goal
Lebensdauer Ein Sprint
Detailgrad Alles detailliert + Tasks

📜 Muster: Product Backlog (ServiceNow ITSM Projekt)

Legende - Item-Typen:
User Story
Bug
Technical Task
Spike (Research)
📜 Product Backlog
42 Items 187 Story Points Product: ServiceNow ITSM
🎯
Product Goal
Vollständige ITSM-Lösung mit Incident, Problem und Change Management bis Q3 2025
PBI-001 Story Incident Workflow mit SLA-Eskalation
Ready 8 SP
User Story
Als Service Desk Agent möchte ich automatische SLA-Eskalationen, damit kritische Incidents rechtzeitig bearbeitet werden.
Akzeptanzkriterien
  • SLA-Timer startet bei Incident-Erstellung
  • Eskalation bei 75% der SLA-Zeit (E-Mail an Team Lead)
  • Eskalation bei 100% (E-Mail an Manager + Priorität erhöhen)
  • SLA-Pause bei Status "Pending"
PBI-002 Story Incident Kategorisierung mit Service Catalog
Ready 5 SP
User Story
Als Service Desk Agent möchte ich Incidents nach Service kategorisieren können, damit Reports nach Service möglich sind.
Akzeptanzkriterien
  • Dropdown mit allen aktiven Services aus CMDB
  • Pflichtfeld bei Incident-Erstellung
  • Automatische Zuweisung der Support Group basierend auf Service
PBI-003 Story Self-Service Portal für Endanwender
Ready 13 SP
User Story
Als Endanwender möchte ich meine Incidents selbst erstellen und den Status verfolgen können.
PBI-004 Bug Dashboard zeigt falsche Incident-Zahlen
Ready 3 SP
Beschreibung
Das Manager Dashboard zeigt "Offene Incidents" inkl. geschlossener Incidents der letzten 24h. Erwartet: Nur tatsächlich offene Incidents.
PBI-005 Story Problem Management Workflow
Refinement ? SP
Notizen
Muss im nächsten Refinement besprochen werden: Wie soll die Verknüpfung Incident → Problem funktionieren? Root Cause Analyse Felder definieren.
PBI-006 Task E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren
Refinement 5 SP
Beschreibung
Alle Notifications für Incident Management einrichten: Assignment, Status Change, Comments, Resolution.
PBI-007 Spike Evaluierung: Flow Designer vs. Legacy Workflow
Refinement 3 SP
Fragestellung
Sollen wir Flow Designer oder Legacy Workflow für Change Management nutzen? Timebox: 1 Tag. Output: Entscheidungsvorlage.
PBI-008 Story Change Management Modul
Idee ? SP
Grobe Beschreibung
Komplettes Change Management mit CAB-Workflow. Details noch zu klären. Wird wahrscheinlich in mehrere Stories aufgeteilt.
... und 34 weitere Items
12 Ready
18 Refinement
12 Ideen

📝 Muster: Sprint Backlog (Sprint 3)

📝 Sprint Backlog - Sprint 3
2 Wochen 29 Story Points 4 PBIs
🎯
Sprint Goal
Incident Management ist vollständig konfiguriert und auf TEST Instance deployed
📋 To Do 4
PBI-003 • Self-Service Portal
Portal Theme anpassen
SK
Sarah K.
PBI-003 • Self-Service Portal
Incident-Formular im Portal
TM
Tom M.
PBI-003 • Self-Service Portal
Knowledge Base Integration
Nicht zugewiesen
PBI-004 • Bug Dashboard
Filter-Query korrigieren
LB
Lisa B.
🔄 In Progress 3
PBI-001 • SLA-Eskalation
SLA-Definitions konfigurieren
MB
Marcus B.
PBI-001 • SLA-Eskalation
Eskalations-Workflow erstellen
MB
Marcus B.
PBI-002 • Kategorisierung
Service-Dropdown konfigurieren
SK
Sarah K.
✅ Done 5
PBI-001 • SLA-Eskalation
Incident-Formular erweitern
TM
Tom M.
PBI-001 • SLA-Eskalation
Priority-Matrix anlegen
LB
Lisa B.
PBI-002 • Kategorisierung
CMDB Services importieren
SK
Sarah K.
PBI-002 • Kategorisierung
Assignment Rules erstellen
TM
Tom M.
PBI-002 • Kategorisierung
ATF Tests schreiben
LB
Lisa B.
5 Done
3 In Progress
4 To Do
~42% Sprint Fortschritt

📌 Wichtige Regeln (PSM I relevant!)

1️⃣ EIN Product Backlog
Pro Produkt gibt es nur EIN Product Backlog - auch wenn mehrere Teams daran arbeiten!
2️⃣ PO = Accountable
Der Product Owner ist accountable für den Product Backlog. Er kann Arbeit delegieren, bleibt aber verantwortlich.
3️⃣ Developers wählen
NUR die Developers entscheiden, WIE VIELE Items sie in den Sprint nehmen. Der PO kann das nicht vorschreiben!
4️⃣ Sprint Backlog = Developers
Der Sprint Backlog gehört den Developers. Der PO kann während des Sprints NICHT einfach Items hinzufügen.
5️⃣ Sprint Goal = Commitment
Das Sprint Goal ist das Commitment des Sprint Backlogs. Es gibt Flexibilität - nicht alle Items müssen fertig werden, aber das Goal sollte erreicht werden.
6️⃣ Refinement ≠ Event
Backlog Refinement ist KEIN offizielles Scrum Event! Es ist eine ongoing Aktivität (max. 10% der Sprint-Kapazität).

📥 Kostenlose Excel-Vorlagen zum Download

💡 Backlog-Tools in der Praxis
Für den Einstieg oder kleine Teams eignen sich Excel/Google Sheets hervorragend. Für professionelle Teams empfehlen sich Tools wie Jira, Azure DevOps oder Monday.com.

📋 Typische Spalten in Excel-Vorlagen

Spalte Beschreibung
ID Eindeutige Nummer (PBI-001, PBI-002...)
Typ Story, Bug, Task, Spike
Titel Kurze Beschreibung
User Story „Als... möchte ich... damit..."
Akzeptanzkriterien Wann ist es fertig?
Priorität Hoch, Mittel, Niedrig (oder MoSCoW)
Story Points 1, 2, 3, 5, 8, 13... (Fibonacci)
Status Idea, Refinement, Ready, In Sprint, Done
Sprint In welchem Sprint eingeplant?
Epic/Feature Gruppierung größerer Themen