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Strukturierte Eigenschaften, die einem Dokument zugeordnet werden – unabhängig vom Dateiinhalt. Beispiele: Abteilung, Dokumenttyp, Status, Gültigkeitsdatum.
SharePoint speichert diese als Spalten der Bibliothek – durchsuchbar, filterbar, sortierbar.
Jede Ordnerebene mit Kategoriencharakter wird ein Metadaten-Feld. Statt 4 Ordnerebenen zu navigieren, filtert man nach 4 Feldern. Dasselbe Dokument erscheint in mehreren gefilterten Ansichten – ohne Duplikate.
| Feldtyp | Ideal für | Beispiel |
|---|---|---|
| Auswahl (Choice) | Feste Kategorien | Dokumenttyp: Vertrag / Bericht / Protokoll |
| Verwaltete Metadaten | Hierarchische Taxonomien | Region → Bereich → Team → Details |
| Datum | Fristen, Zeiträume | Gültig bis, Jahr |
| Lookup | Verweis auf andere Listen | Projektnummer |
| Ja / Nein | Binäre Zustände | Freigegeben, Archiviert |
| Person | Zuständigkeiten | Dokumentverantwortlicher |
| Zahl / Währung | Numerische Werte | Vertragswert (€) |
Der Term Store (dt. Terminologiespeicher) ist ein zentrales Verzeichnis für kontrollierte Begriffe, die als Metadaten in SharePoint verwendet werden können.
Statt freie Texteingaben oder einfache Auswahllisten zu nutzen, pflegt man Begriffe einmalig zentral – und alle Bibliotheken im Mandanten nutzen exakt dieselben, einheitlichen Werte.
| Bezeichnung | Projekte Inland |
| Übergeordnet | Inland |
| Synonyme | Inland Projekte, Domestic Projects |
| Verwendungen | 143 Dokumente |
| Status | AKTIV |
| Ebene | Begriff | Funktion | Beispiel |
|---|---|---|---|
| 1 · Gruppe | Term Group | Organisatorischer Container. Wer darf diesen Bereich pflegen? (Berechtigungsgrenzen) | „Next Consulting Taxonomie" |
| 2 · Begriffssatz | Term Set | Eine abgeschlossene, thematisch zusammengehörende Begriffsliste. Wird direkt als Spaltentyp an eine Bibliothek gebunden. | „Regionen & Bereiche", „Dokumentkategorien" |
| 3 · Begriff | Term | Der eigentliche Wert, den ein Nutzer auswählen kann. Kann selbst wieder Unterbegriffe haben. | „Inland" |
| 4 · Unterbegriff | Child Term | Verfeinerung eines Begriffs. Mehrere Ebenen möglich (max. 7 empfohlen). Nutzer wählt das konkrete Blatt der Hierarchie. | „Verkauf Inland" |
| Frage | Choice-Feld | Term Store |
|---|---|---|
| Wird die Liste von mehreren Sites / Bibliotheken genutzt? | ✗ Eigene Kopie pro Ort | ✓ Einmal, überall |
| Gibt es Hierarchien (z. B. Region → Bereich)? | ✗ Nicht möglich | ✓ Beliebig tief |
| Ändert sich die Liste häufig? | ⚠ Überall manuell ändern | ✓ Einmal zentral ändern |
| Synonyme oder mehrsprachige Bezeichnungen nötig? | ✗ | ✓ Eingebaut |
| Wer pflegt die Werte? | Bibliotheks-Admin | Dedizierter Term Store Admin |
| Einrichtungsaufwand? | ✓ Gering – sofort | ⚠ Höher – Planung nötig |
| Beispiel | Dokumentstatus: Entwurf / Freigegeben / Archiviert | Regionen, Produktkategorien, Kundensegmente |
Hauptpflegeort für mandantenweite Taxonomien. Unter Content Services → Term store.
Hier werden Gruppen, Begriffssätze und Begriffe angelegt und verwaltet. Nur SharePoint-Admins haben vollen Zugriff.
Lokale Begriffssätze können direkt in der Site angelegt werden – aber nur für diese Site sichtbar. Sinnvoll für temporäre oder abteilungsspezifische Taxonomien.
Unter Site Settings → Term store management.
Eine Vorlage, die festlegt: Welche Felder gehören zu diesem Dokumenttyp?
Ein Vertrag braucht andere Metadaten als ein Protokoll. Content Types differenzieren Dokumenttypen in einer einzigen Bibliothek und verknüpfen sie mit der passenden Word/Excel-Vorlage.
Content Types sind hierarchisch. Ein Basis-Typ vererbt seine Felder an alle Untertypen. Änderungen am übergeordneten Typ propagieren automatisch an alle abgeleiteten Typen.
| Kriterium | 🌐 Mandantenweit Admin Center → Content Type Gallery |
🏢 Site Collection Site Settings → Site Content Types |
|---|---|---|
| Geltungsbereich | Alle Sites des gesamten Mandanten (Tenant) | Nur diese eine Site Collection |
| Benötigte Rechte | SharePoint-Administrator | Site Collection Administrator |
| Typischer Einsatz | Unternehmensweite Standards: Verträge, Rechnungen, Compliance-Dokumente | Abteilungsspezifische Typen: Projektberichte einer einzelnen Einheit |
| Änderungen propagieren | ✓ Automatisch zu allen verbundenen Bibliotheken | ~ Nur innerhalb der Site Collection |
| Empfehlung | ✓ Für unternehmensweite Dokumenttypen (Richtlinien, Verträge) | ~ Für abteilungsspezifische Arbeitsdokumente |
| Aufwand | Höher – Planung der Taxonomie erforderlich | Geringer – schnell umsetzbar |
| Anleitung | → Praxis: Admin Center Weg | → Praxis: Site Collection Weg |
Sieht aus wie ein Ordner – verhält sich wie ein Dokument mit eigenen Metadaten, Versionshistorie und Dashboard. Alle enthaltenen Dokumente erben automatisch bestimmte Metadaten.
Ein Ordner hat keine eigenen Eigenschaften. Ein Document Set hat:
• Eigene Metadaten
• Metadatenvererbung an Inhalt
• Eigene Versionshistorie
• Vorlagen beim Anlegen
| Eigenschaft | 📂 Ordner | 📁 Document Set |
|---|---|---|
| Eigene Metadaten | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Metadatenvererbung | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Versionshistorie | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Dashboard/Willkommensseite | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Workflow-Trigger | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Berechtigungen separat | ✓ Ja | ✓ Ja |
| Szenario im Fileshare | Empfehlung SharePoint |
|---|---|
| Ordner als Kategorien (Typ, Abteilung, Jahr) | → Metadaten-Felder + Views |
| Ordner als Projektvorgänge | → Document Sets |
| Ordner für verschiedene Dokumenttypen | → Content Types |
| Ordner für Berechtigungsgruppen | → Ordner behalten + Metadaten ergänzen |
| Performance-Ordner (>5.000 Docs) | → Ordner als Shards + Index |
| Tiefes Archiv (>5 Jahre, kaum Zugriff) | → Eigene Archivbibliothek |
https://admin.microsoft.com → links auf „Alle anzeigen" → dann „SharePoint"https://[tenant]-admin.sharepoint.com| Name | Geändert |
|---|---|
| 📄 Vertrag_ABC.docx | Heute |
| Name | Inhaltstyp | Status | Lieferant |
|---|---|---|---|
| 📄 Rahmenvertrag_2024.pdf | Lieferantenvertrag | Aktiv | Firma XYZ |
Lieferantenvertrag · 6 Felder · Bibliothek zugewiesen · Bereit zur Nutzung